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沈阳斯坦芬管理软件有限公司
沈阳斯坦芬文件管理系统简介

本系统亦称为电子版文件存档管理系统。

一、为什么要使用文件发布系统

1. 随着企业的发展,电子文件越来越多。人员流动如果电子文件保管不及时,会导致电子文件丢失或不准确。存档在系统中,可以避免这种问题造成的损失。
2. 文件需要发放并控制文件发放范围。纸质文件很容易让人拿走,复印。对于技术文件,属企业的机密文件,无法放到局域网上共享。电子版的文件如果没有系统的管理方式,失密时更是神不知,鬼不觉。
3. 文件需要共享的,共享的范围是需要受到控制的。纸质文件查看不方便,电子文件共享又无法进行范围控制。
4. 文件复印后发放,需要成本。既费复印机,又费人工,还费纸。
5. 同一份文件的新旧文件版本管理比较麻烦。工作效率低。

二、斯坦芬文件管理系统益处:

1. 确保文件安全

    按权限查看文件,文件能充分发放且不失密;
    有文件查看权限的人也带不拷贝不走文件;

    文件上传后带审批流程,用流程保证系统中文件是有效版本。

2. 提高工作效率

    易于文件查询和检索;
    内网上发布,自动新旧版本管理,大大减少文件管理人员工作量,提高了效率;

    可上传文件压缩包

3. 提高工作准确性

    电子版有效版本集中保存,管理上井井有条;
    同一份文件可以按不同类型归类,文件同步更新;

4. 防止文件意外丢失、恶意删除和篡改

    电子版各个版本的有效文件集中管理,防止文件丢失;
    文件不能被彻底删除,有权限的人可以查询被删除的文件;
    文件只能查看不能修改,上传后的版本即无法修改;

5. 支持多场所浏览文件且不失密

    无纸化办公,节约成本和资源;



三、为何要购买斯坦芬文件发布管理系统

1. 应用于企业内部网络,为企业提供一种透明化、便捷的文件管理平台,使日常繁琐的文件管理变得简单应手,轻松自在;

2. 灵活的权限管理:文件夹和文件的权限可自由分配;

3. 自由分类文件,可实现多对多的分类;

4. 可设置每份文件的上传、读取、下载、打印、删除权限,确保文件充分发放且不失密;

5. 文件下载可带水印。水印内容可自定义

沈阳斯坦芬文件管理系统简介

6. 技术支持:

    自有OFFICE\PDF浏览器,不必安装OFFICE和PDF软件即可打开相应的文件;

    不限文件格式,均可保存。

7. 设置文件编码中心,自由定义文件编码方式,自动生成文件编号,亦支持手工编码;

8. 文件历史版本管理和更改单

    系统默认打开的是最新版本的文件;
    旧版本可以列出清单,有文件查看权限的用户,可以打开清单并看该文件所有的旧版本及其更改单。

9. 文件发布管理

    新文件发布后,接收者需点击接收按钮。
    文件接收者何时接收的文件,在系统内一目了然,随时可以查询。

10. 审批流程、审批和电子邮件提醒

      可以自定义审批流程。
      文件审批进度一目了然。
      审批全程电子邮件提醒。

11. 文件审批状况查询

      需自已处理的文件,点击一下就可弹出列表进行查看处理。
      有权限的用户,可清楚地看到文件的审批进度。

12. 可设备多种文件分类,并按分类结果进行检索和统计

      按文件名、文件编号、上传时间等单一条件或多重条件实现模糊检索;
      没有该文件的权限,检索到文件也不能打开文件

沈阳斯坦芬文件管理系统简介

13. 文件有效期限管理

14.支持手机检索、浏览文件;支持多场所浏览文件。

欢迎与我们联系,关注微信号,可获取更详细资料。沈阳斯坦芬文件管理系统简介



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